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開始使用:五個步驟

第一次登入時,畫面會自動帶你看一遍每個按鈕(系統教學);之後想再看,到 機構設定 按「從頭看一次」,或點右上角「?」選「系統教學」,也可以按這裡:打開系統教學。

主帳號第一次登入,首頁「本月待辦」最上面有一張「開始使用」清單。每做完一步,系統會自己打勾;不想一直看到,可以按「收起來」。

1. 綁定 Google 雲端。按「免費試用」,請用機構的公用 Google 帳號登入(例:機構名稱@gmail.com,密碼由主管保管),不要用個人帳號:資料放在綁定帳號的雲端,個人帳號的人離職、帳號被停用或撤銷授權,機構就拿不回資料。已經用個人帳號的,可以在「方案 → 帳號與資料 → 搬到機構的 Google 帳號」申請搬家。第一次用的帳號會先問「你是督導嗎?」:機構負責人按「開新的機構帳號」,再同意系統「存取本系統建立的檔案」。系統會在你的雲端建一個「家電訪紀錄」資料夾,之後的資料都放在這裡。開好就送試用 90 點(約 30 份紀錄)。
2. 匯入個案(照管平台頁)。把照管平台的「評估量表與照顧計畫」列印頁存成網頁檔,放進 個案 → 匯入個案。做法看匯入個案。
3. 邀請督導或居服員。到 機構設定 → 人員與分組 新增。試用和個人方案只有你一位督導,這一步可以略過,或只加居服員。做法看邀請督導、居服員。
4. 彙整第一份紀錄。打開一位個案,按畫面下方開始家訪或電訪的按鈕,說幾句這次訪視的狀況。系統在背景彙整成草稿,好了右下角會通知你。
5. 審核、簽核。打開草稿,一句一句看旁邊的依據,有不對的就改;程式標出來的地方要改掉或寫原因。按「簽核」才算數,紀錄單 PDF 會存進你雲端裡這位個案的資料夾。

三種文件,各管各的

電訪紀錄、家訪紀錄、個案照顧建議計畫是三種不同的文件,各有自己的入口、狀態和 PDF 檔名,不會混在一起。

其他表單:接案評估訪視、意外事件、申訴、契約變更異動、結案,在 其他表單 新增,同樣彙整成草稿、督導簽核。

個案照顧建議計畫怎麼做

1. 打開 照顧建議計畫,每位個案會標狀態:待擬定、核定變更、服務異動、狀況改變、檢視到期、已定稿。
2. 從「待擬定」或標紅色的個案開始,按「生成彙整照顧建議計畫」(7 點;勾 2 位以上批量生成彙整每位 5 點)。系統把照管評估、核定服務、上一版之後的家電訪紀錄、追蹤事項和居服員回報整理成草稿,在背景彙整。按下去會先跳確認窗選格式(預設照機構設定)、寫這次扣幾點,按確定才送;送出後這位顯示「彙整中」,好了才能再送。
3. 批量彙整(付費方案):待擬定、核定變更、服務異動、狀況改變、檢視到期的個案前面有勾選框,勾幾位按「批量生成彙整」,選一次格式、看總點數,每位各排一份在背景彙整,好了右下角通知;點數不夠的會列出來、不送。
4. 打開草稿,最上面是待督導點選:系統依照顧計畫判斷基準(跌倒、住院、認知或情緒、照顧者、獨居、服藥等 13 條),挑出這份要你確認的事(最多 5 題)。題目一題一題來(上方寫「第幾題 / 共幾題」),資料裡找得到答案的會標「AI 預選」並寫出依據哪一句,你按「確認,下一題」或改選;找不到的標「需要你選」。點完的寫法會放進計畫對應的段落,還可以改字;全部確認才能定稿。點選不另外扣點。頁面上方的關卡列寫著走到哪一關(點選、每段看過、要處理的、定稿),下面那顆「下一步」會帶你到下一件事。
5. 接著逐段看,每一段都要看過才能定稿;服務項目和次數照核定帶入,不能改。
6. 按「確認定稿」,PDF 存進你雲端裡這位個案的資料夾;下一次會跟這一版比對,標出改了哪裡。

自動更新(付費方案,預設關著,主帳號在「機構設定」打開):定期檢視到了、或新匯入的照管平台頁核定服務、CMS 等級、照顧問題有變,系統會自動彙整一份新草稿,走批次、收批次價(每份 5 點,兩種格式都要 7 點,成功才扣;通常幾小時內好),一樣要你確認才定稿。不想自動扣點,可以在 機構設定 關掉。

家訪、電訪、照顧建議計畫的節奏

• 電訪:每月一次。輪到家訪的那個月,用家訪代替。
• 家訪:至少每 3 個月一次。
• 照顧建議計畫:新個案要擬定;核定變更、服務異動、狀況改變時要修正;另外定期檢視(機構可以設每 3、6 或 12 個月)。

首頁「本月待辦」會把每位個案分成逾期、本月待辦、即將到期、已完成,電訪、家訪、照顧建議計畫三欄分開看,每一列右邊有「下一步」的按鈕。評鑑前可以按「評鑑自我檢查」,選一段期間,系統列出每位個案缺什麼。

系統怎麼協助彙整

系統協助彙整多方資訊——照管評估、核定服務、居服員回報、你的口述或外出錄音、臨時單據照片——整理成可供審核的紀錄與照顧建議計畫草稿。訪視還是要督導親自做,草稿要督導看過才算數。

• 每一句都標出處。哪一次回報、哪一句口述、照管平台哪一欄,點一下就看到原文。沒有出處的事,系統不寫。
• 事實由程式帶入。訪視日期、方式、受訪者、勾選的答案、核定的服務碼和次數,直接從資料帶進來,不讓系統改數字。
• 程式先把關。聽來的寫成看到的、表頭勾選跟內文矛盾、意思寫反、核定以外的服務碼或次數不符,都會標出來。被標出來的草稿不能「一次簽核」,每一處要改掉,或選一個你自己的原因。審核頁一次亮一項(第幾項 / 共幾項),內文那一處會框起來;按下面的「下一步」帶你到下一處,都處理好才變成「簽核」。先存著、補上訪視內容、作廢這些次要功能收在「⋯」裡。
• 一律由督導審核才定稿。家電訪紀錄由督導簽核,照顧建議計畫由督導確認定稿;定稿前每一句都可以改,改過的會標「督導寫的」。
• 寫錯或測試用的草稿可以作廢。主帳號在還沒簽核的家電訪草稿、照顧建議計畫草稿按下面的「⋯」→「作廢這份草稿」(其他表單草稿在右上),寫原因(例如測試用、寫錯個案)。作廢後不能簽核、修改或重新彙整,清單最下面另外列「已作廢」並附原因;雲端的檔案不刪,同一位可以再彙整一份新的。已簽核的請用「更正」。
• 在背景彙整。按了之後可以繼續做別的事,好了右下角會通知你,點「打開審核」就能看。

匯入個案(照管平台頁)

1. 在照管平台打開個案的「評估量表與照顧計畫」列印頁。
2. 在瀏覽器按「另存新檔」(Windows 按 Ctrl + S,Mac 按 ⌘ + S),存檔類型選「網頁」,存成結尾是 .html 的檔案。很多位可以一位存一個檔。
3. 到 個案 → 匯入個案,把檔案拖進「照管平台頁」的框,或點框選檔案。一次選很多個檔也可以;很多份也可以先壓成一個 .zip 再傳(主帳號)。
4. 匯入完成後,個案會出現在「個案」和「本月待辦」。照管平台有異動時,再匯入一次新的列印頁就會更新。

派班系統的流水帳(Excel)也可以在同一頁匯入:系統用它找出每位個案的主責居服員、帶入服務項目。沒有派班系統的機構,可以下載「機構居服計畫表範本」填好再匯入。

邀請督導、居服員

督導

到 機構設定 → 人員與分組,填姓名和 Email,角色選「居督」,按「新增」。系統給一個邀請連結,請用 LINE 或簡訊傳給本人,他點開自己設密碼(連結 24 小時內有效)。之後督導用 Email 和密碼登入。

機構已經在用?督導不要自己按「免費試用」開新帳號,那樣會開出另一個機構、看不到原本的個案。請跟主帳號要邀請連結,用 Email 和密碼登入。

試用和個人方案只有主帳號一位督導;要多位督導,請改用機構版(依督導人數計費)。

居服員

居服員回報是選用功能,先到 機構設定 打開「居服員回報」,再到「人員與分組」新增,角色選「居服員」。系統給一個填單連結,用 LINE 傳給居服員;他用手機點開就能回報個案這個月的狀況,不用裝 App、不用密碼,只看得到自己服務的個案。

有人離職

在「人員與分組」按「停用」,他的登入和連結立刻失效;他負責的個案會先移交給主帳號,再到「分組」分給別人。

錄音前要取得書面同意

只整理跟照顧有關的重點,不做逐字稿。服務商不會拿來訓練模型。除了提供服務所需的服務商,不會提供給其他人。

系統的做法:

• 開始錄音前,請確認機構已和個案簽好錄音同意;現有個案也要補簽,個案無法表達意思時由法定代理人或主要照顧的最近親屬簽。
• 主帳號到 機構設定 按「確認並開放錄音功能」,確認後整個機構的督導都能錄音、匯入錄音檔、整理摘要;還沒開放之前,錄音頁不能用。誰、什麼時候按的會記在操作紀錄,之後也可以關掉。
• 同意書由機構自行保存,照對識不審查、不保存。
• 個案或家屬不同意、或撤回同意時,在外出錄音的個案頁按「這位不同意錄音」:之後不能再錄音、不能整理摘要,用錄音整理出的摘要也不能彙整;已經錄的音檔會移到你雲端的垃圾桶,摘要清掉。你自己的口述不受影響。
• 照管平台寫「不同意錄影及錄音」的個案,系統一律不給錄音;離開個案家之後,用打字或手機鍵盤的語音輸入口述就好。
• 錄音檔預設留在你自己的雲端。機構設定可以打開「摘要確認後刪除錄音檔」:督導按「生成彙整草稿」確認摘要後,才刪這次用過的那幾段。
• 拍臨時單據時,只拍單據,不要拍到個案本人或其他看得出身分的東西。

點數怎麼扣

115/11/12 點數表調整:照顧建議計畫改成每份 7 點(兩種格式都要 9 點,改用更完整的整理方式);新增勾選 2 位以上的批量價(家電訪 2 點、照顧計畫 5 點)。之前已經扣的點數不變;調整也寫在主帳號的「方案 → 帳號與資料 → 操作紀錄」。

• 不扣點的:看個案、修改草稿、簽核、下載紀錄單 PDF、Word 和 Excel(定稿的紀錄單、照顧建議計畫、其他表單都有,Word 和 Excel 可以直接改)、匯出、本月待辦、評鑑自我檢查。
• 全機構一次全部下載:主帳號到「報表與評鑑」,可選全部期間或起訖月份、PDF、Word、Excel。家訪、電訪、照顧計畫各版本、其他表單都有,照個案和月份分資料夾,最上層有總清單(文件清單、個案總表、缺件)。檔案存在你自己雲端的「匯出」資料夾。試用帳號也能用,不用 AI、不扣點。
• 沒有現況資料的個案:自動和批量彙整都不會做。督導可以一位一位手動彙整:填實際訪視日期、方式、受訪者,看過會根據哪些資料,勾確認才送;草稿只整理既有資料,要補上實際訪視情形,而且要逐份打開簽核。
• 批量彙整為付費功能:勾選多位一次彙整、「現在生成彙整」整批、每月自動彙整、照顧計畫自動更新,只有付費方案能用。試用帳號看得到、按了會跳窗說明,不會扣點。一次簽核不受限。
• 勾選多位一次彙整:在家電訪紀錄勾「有回報、還沒彙整」的個案,按「一次生成彙整」走批次,比較慢(通常幾小時內完成(實測約 1.5~3.5 小時),最慢 24 小時,可以先離開),扣批次價。一次完成 10 份以上,每 10 份送 5 點(送的點數一年內用完)。
• 資料特別多時會多扣:送出前系統先估這份的成本,超過基本額度時,多扣點數。家電訪和其他表單每點額度 NT$0.7、每超過 NT$0.7 多扣 1 點;照顧建議計畫每點額度 NT$0.9、每超過 NT$0.9 多扣 1 點。多扣之前一定先告訴你要扣幾點,你按了才送;沒按不扣。批次和系統自動彙整不多扣。
• 點數不夠:系統在送出之前就擋下來,不會多扣。
• 彙整沒成功(例如服務忙線):點數會退回。
• 試用送 90 點(約 30 份紀錄),所有功能都能用。約多少錢用完整方案月繳的每點單價(約 NT$2.5)換算。
• 頁首右上角隨時看得到還剩幾點;主帳號點它可以到「方案與點數」頁看明細。

點數怎麼累積

• 方案點數在付款開通後每月發一次(年繳也是每月發)。
• 沒用完的會一直累積,沒有上限。持續續約,點數就一直累積。
• 方案到期後 3 個月內續約,累積的點數全部保留。
• 超過 3 個月沒續約,才清除累積的方案點數。清除前 30 天和 7 天各寄一封信提醒;「方案與點數」頁也會寫還有幾點、哪一天前續約可以保留。
• 到期後先有 7 天寬限照常用,之後變成唯讀:可以看、可以匯出,不能彙整和簽核;點數先凍結,續約後恢復。
• 扣點時先扣最早發的點數。加購的點數一年內有效。

怎麼付款

只收匯款(銀行轉帳),發票開紙本寄給你。價格都含稅,請看方案價格。

1. 到 方案與點數,選方案和月繳或年繳。
2. 第一次付款要填付款人與發票資料(機構全名、統一編號、地址、聯絡人、收發票的 Email、二聯或三聯),並核對機構:個人方案填機構全名和長照機構代碼;機構版要另外上傳設立許可證書等文件。
3. 建立訂單後,畫面會顯示匯款帳號和這一筆的備註碼,同時寄一封信給你。匯款時請在附言填備註碼。
4. 匯好之後回到「方案與點數」頁,上傳轉帳截圖或收據,填金額、日期和帳號後五碼。
5. 我們審核匯款證明,確認入帳後開通,並寄信通知你。
6. 紙本發票寄出後,「付款紀錄與發票」會顯示寄出日期和掛號號碼。

方案到期前 14 天、3 天會寄信提醒;「方案與點數」頁有「一鍵續繳」,第二次以後不用再填資料。

資料放在哪裡

• 個案資料、草稿、紀錄、紀錄單 PDF、照顧建議計畫,都存在你自己的 Google 雲端「家電訪紀錄」資料夾(個人方案是督導自己的雲端,機構版是機構的雲端)。
• 系統只要求「存取本系統建立的檔案」這個權限,你雲端裡其他的檔案,系統和我們都看不到。
• 我們這邊只存:帳號、人員名單、加密後的授權、用量數字(彙整幾份)、帳務紀錄(訂單、收款、發票、匯款證明)和操作紀錄(登入、人員異動等,保存 1 年)。
• 彙整時,系統先把身分證、電話、地址等個資拿掉,再把需要的內容送到雲端 AI 服務整理;AI 服務不會拿這些內容訓練模型。個案資料和錄音檔都留在你自己的雲端。
• 雲端裡有一個「資料(系統用,請勿改)」資料夾,請不要動裡面的檔案。想用表格看全部個案,打開「家電訪紀錄總表」(Google 試算表,只給看,改了不會寫回系統)。
• 不小心刪到檔案或資料夾:先到 Google 雲端的「垃圾桶」救回來;系統發現碰不到資料時,會在畫面最上面提醒你。

停用、匯出、刪除帳號

都在 方案與點數 最下面的「帳號與資料」,只有主帳號看得到。

• 匯出全部資料:下載一個壓縮檔,有每位個案資料夾的位置、總表位置、人員名單,以及我們這邊的帳務紀錄(訂單、收款、點數、發票)。個案資料本來就在你的雲端,隨時可以直接打開。
• 停用(不續約):馬上變成唯讀,可以查看和匯出,不能彙整和簽核;資料留在你的雲端。付的期間還沒過,可以按「恢復使用」。累積的點數照累積規則保留。
• 解除雲端綁定:撤銷系統存取你雲端的授權,所有人都不能再用;雲端裡的檔案都留著,之後要用再重新綁定。
• 刪除帳號:清掉我們這邊的帳號、人員、點數,不能復原。你雲端裡的檔案不會被刪(要刪請自己到雲端刪)。依法要留存的帳務紀錄:訂單、收款、發票保存 10 年,匯款證明保存 7 年,到期才清除。剩下的點數和付的期間不退費。

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