隱私權政策

版本:v1.0 · 2026 年 11 月 12 日起生效

這一頁照系統實際的做法寫;做法改了,我們會更新版本並在網站公告,重大變更另以 Email 或系統通知。

一、誰負責這些資料

本服務由曜啟國際顧問有限公司(以下稱「我們」)提供。使用本服務的長照機構決定要放哪些個案資料進來,是個案資料的蒐集者,我們受機構委託處理。帳號與付款資料由我們自己蒐集,用來提供服務、收費開發票、防止濫用及遵守法令。

二、個案資料放在機構自己的 Google 雲端

個案的姓名、身分證、照管平台內容、訪視內容、紀錄、紀錄單、錄音檔、錄音摘要、錄音同意書,都存在機構自己的 Google 雲端,原則上不放進我們的資料庫。系統處理時讀進主機記憶體,處理完就不再保留;例外有兩個:

• 系統忙碌排隊時:這次要彙整的內容會加密暫存在我們的資料庫,做完立刻清掉,工作紀錄 3 天後刪除。
• 送給 AI、文件文字辨識與錄音摘要的內容:服務商會依各自的規定暫時保存,見第四、五點。

三、我們的資料庫存什麼、存多久

• 主帳號:Google 帳號 Email 與識別碼,保存到刪除帳號為止;加密後的 Google 授權(用來在你不在線時更新總表、每月自動彙整草稿),保存到解除綁定或刪除帳號為止。
• 人員:督導的姓名、Email、雜湊後的密碼;居服員的姓名與雜湊後的連結。保存到刪除帳號為止。
• 付款人資料:機構名稱、統一編號、地址、聯絡人、職稱、電話、Email。保存到刪除帳號為止;訂單上的副本跟著訂單保存。
• 訂單、收款、發票、付款事件:保存 10 年(商業會計法第 38 條),刪除帳號後也一樣,期滿刪除。
• 匯款證明、機構證明的檔案:預設保存 7 年,期滿刪除檔案內容。
• 使用規章同意紀錄(哪一位、什麼時候、哪一版、勾了哪幾項、網路位址):用來證明當時同意的內容,刪除帳號後也照樣保存,跟帳務紀錄一起保存到期滿(刪除帳號後 10 年)才清除。
• 操作紀錄(誰、什麼時候、從哪個網路位址、做了什麼,不含個案內容):保存 1 年,刪除帳號後也留到滿 1 年。
• 寄信紀錄(收件人、主旨、內文):保存 180 天。通知信不含個案內容。
• 用量與成本數字(彙整幾份、AI 花費,不含內容)、你寫給我們的洽詢:保存到刪除帳號為止。
• 防止重複領試用:註冊時的網路位址與裝置識別 Cookie(有效 2 年)保存到刪除帳號為止;刪除帳號後只留 Google 識別碼的雜湊值,沒有期限,還原不回帳號。
• 登入狀態:閒置 2 小時失效,最長 12 小時。次數限制的計數幾分鐘後過期。
• 備份:資料庫備份一律加密,不收排隊中的彙整內容;每天一份保存 14 天、每週一份保存 14 週,期滿自動刪除。刪除帳號後,備份裡的舊資料會隨備份到期一起清除。

刪除帳號時,帳號、人員、用量、寄信紀錄等立刻刪除,Google 授權也會撤銷;帳務紀錄照上面的期限保存。機構雲端裡的資料不會被刪,由機構自己決定。

四、送到 AI 服務的內容

彙整紀錄、照顧建議計畫、表單時,系統會把內容送給 AI 服務整理。彙整與錄音整理由我們委託的雲端 AI 服務商處理,處理地點可能在臺灣以外。

送出前程式會遮掉:

• 身分證字號、護照與居留證號、電話手機、Email、地址、收件資料、縣市區。
• 個案姓名(換成「個案」);個案資料裡登記的聯絡人、代理人、照顧者姓名。
• 外籍看護的英文姓名;「案女王小美」這類寫法的家屬姓名;照專、個管、居督等工作人員姓名。

送出前的最後一道:再掃一次身分證、電話、地址、Email,還有疑似的就整份不送。

不會遮、會送出的:健康狀況、失能程度、照顧需求、服務項目、家庭狀況,以及訪視時看到聽到的內容。這些是彙整紀錄需要的。

遮不到的情況:

• 遮蔽是程式比對固定的寫法。口述裡順口講到的人名,如果不是上面的寫法,可能遮不到。口述時請用「案女」「案子」這類稱呼。
• 臨時單據的照片:先交給文件文字辨識服務讀出上面的字,照上面的方式遮蔽,另外遮掉出生日期、病歷號這類號碼,只把字送 AI 讀日期、醫院科別、發生什麼事,照片本身不送 AI。手寫或模糊的字可能讀錯、遮不到;請只拍單據,不要拍到個案本人或其他看得出身分的東西。

個案文件(服務異動單、就醫資料、出院病摘、藥單等,督導選「讓系統判讀」時):Word 檔由系統直接讀出文字;照片和 PDF 先交給文件文字辨識服務讀出上面的字(只把字讀出來,不會改寫或增加內容;圖片會送到這個服務,處理地點可能在臺灣以外)。讀出的文字照上面的方式遮蔽、再掃一次,還有疑似身分證、電話、地址就不送;沒有疑慮的才送 AI 服務判讀類型、日期與重點。圖片本身不送 AI 服務。手寫或模糊的字可能讀錯、遮不到,請不要拍身分證、健保卡。督導選「自己選類型」時,檔案只存進機構雲端,不送任何服務。

付款相關文件:匯款證明、機構證明的原檔(圖片或 PDF)會送給同一家 AI 服務做初審,讀金額、帳號末碼、機構名稱等,這些檔案不遮蔽,結果再由營運人員確認。機構核對時,機構名稱與代碼會讓 AI 上網查公開資料比對。

依我們與 AI 服務商約定的服務條款,AI 服務商不會拿這些內容訓練模型。服務商依其規定暫時保存送過去的內容,一般在 30 天內刪除;違反服務商使用政策的內容可能保存更久。

五、錄音與錄音摘要

• 書面同意:依長期照顧服務法第 43 條,沒有書面同意不能錄音。書面同意由機構自行取得與保存;機構的主帳號要先在系統確認並開放錄音功能,督導才能錄音,誰、什麼時候確認的會記下來。本服務不審查、不保存同意書。
• 音檔:存在機構自己的雲端,依機構設定保留或刪除。
• 錄音摘要:只整理與照顧相關的重點,不做逐字稿;依服務條款,服務商不會拿來訓練模型;除了提供服務所需的服務商,或法律要求的情形外,我們不會提供給其他人。
• 摘要:存在機構雲端的「錄音紀錄」,放進口述框,督導看過改過才彙整,彙整時照第四點遮蔽。只刪音檔不會一起刪摘要,要留多久由機構決定。
• 撤回同意:按「這位不同意錄音」後,不能再錄音、整理摘要,用錄音整理出的摘要也不能彙整;音檔移到雲端垃圾桶,摘要清掉,只留還原不回內容的比對碼,用來擋同一段文字再被送去彙整。督導自己的口述不受影響。

六、協助處理的服務商

• 雲端主機與資料庫服務商:放本服務的主機與資料庫。
• AI 服務商:彙整紀錄、整理錄音、判讀個案文件(只收遮蔽後的文字)、初審付款文件。
• 文件文字辨識服務商:讀出個案文件照片、PDF 上的文字(只把字讀出來,不會改寫或增加內容)。
• 網站入口與機器人驗證服務商:會經手你的網路位址。
• 寄信與電子發票服務商:只拿寄信或開發票需要的資料。
• 網頁字型服務商:瀏覽器載入網頁字型時會連線。

七、Google 權限

本服務只要求「存取本服務自己建立的檔案」(drive.file)與基本的帳號識別。依 Google 的權限設計,本服務看不到你雲端中的其他檔案。你隨時可以在本服務按「解除綁定」,或到 Google 帳戶的第三方存取設定撤銷。

八、你的權利

依個人資料保護法第 3 條,你可以查詢或請求閱覽、請求製給複製本、請求補充或更正、請求停止蒐集處理利用、請求刪除。主帳號可以在「管理」一鍵匯出、刪除帳號。個案本人或家屬的請求,請向提供服務的機構提出,我們會協助機構處理。

九、聯絡

曜啟國際顧問有限公司。對個人資料有任何疑問,請寫信到 [email protected],或透過系統內的聯絡方式與我們聯繫。